إدارة العلاقات بين الأطراف المعنية بالمشروع 

 

الأطراف المعنية بالمشروع هم الأشخاص أو المجموعات أو المنظمات التي لها علاقة مباشرة بالمشروع. يمكن أن تشمل المطورين والمستثمرين والمهندسين والمصممين وأعضاء مجلس الإدارة والمقاولين والحكومة والمستخدم النهائي. يشاركون عادةً في عملية الموافقة ويمكنهم إما جعل المشروع صعبًا أو سهلًا للغاية - اعتمادًا على مدى إدارة العلاقة بينهم بشكل جيد عبر خطة إدارة الأطراف المعنية بالمشروع.

في الواقع ، يقرر بعض الأطراف المعنية ما إذا كان يجب أن يكون هناك مشروع على من الأساس ، وما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا. لديهم هذا القدر من القوة. نظرًا لتأثيرهم ، سيكون من غير الحكمة إهمال خطة إدارة الأطراف المعنية بالمشروع.

 

ما هي إدارة الأطراف المعنية بالمشروع؟

ببساطة ، إدارة الأطراف المعنية بالمشروع هي مفهوم إدارة أصحاب المصلحة المشاركين في أي مشروع كبير. بسبب مقدار القوة التي يمارسونها ، يحتاج مدير المشروع إلى موازنة متطلبات الأطراف المعنية الرئيسيين ببراعة.

ما هي أهدافهم الأساسية من هذا المشروع؟ ما الذي يأملون في استثماره؟ كلما تمكنا من معرفة ماهية كل هدف من أهدافهم ومتطلباتهم منذ البداية ، كان ذلك أفضل.

 

لماذا تعتبر خطة إدارة الأطراف المعنية بالمشروع مهمة؟

لا يوجد مشروع في الفراغ - على الرغم من أن ذلك من شأنه أن يجعل أي مشروع أسهل بكثير في التنفيذ. لكن الأطراف المعنية يلعبون دورًا رئيسيًا في تنفيذ مشروعنا. إنهم يؤمنون بالمشروع ويكرسون الوقت والمال والموارد لمشروعنا.

يساعد الأطراف المعنية في جعلها عملية سهلة للغاية من خلال المساهمة بالأموال والموارد والمواد والأدوات والخبرة وخلافه.

 

فوائد التواصل مع الأطراف المعنية

تعد خطط إدارة العلاقات بين الأطراف المعنية مهمة أيضًا من منظور العلاقات العامة. ضع في اعتبارك هذا - الأطراف المعنية بالمشروع لا يعملون بمفردهم و من المحتمل أن يكون عندهم مصادهم التي تمدهم بالمعلومات عن المشروع و مراحله. من المهم أن تظل مصالحهم كما هي متفق عليها مسبقا ، وألا نجد أنفسنا في مواجهة إستياءات الأطراف المعنية المحبطين الذين سمعوا بعض الأخبار السيئة.

يعد الحفاظ على هذا الخط من الاتصال المفتوح هو أهم خطوة لخطة إدارة العلاقات بين الأطراف المعنية بصورة جيدة.

 

مخاطر عدم وجود خطة إدارة للعلاقات بين الأطراف المعنية

مرة أخرى ، الأطراف المعنية هم العامل الأساسي لنجاح المشروع. إنهم مستثمرينا ، عملاؤنا ، جيراننا ، منتجونا، سلطاتنا و حكوماتنا. يمكن أن يكونوا أكبر المشجعين لدينا أو يمكن أن يجعلوا المشروع بطيئًا إلى حد كبير.

 

5 خطوات لخطة إدارة الأطراف المعنية

نظرًا لوجود أنواع مختلفة من الأطراف المعنية ، تقوم شركة الوفرة بإعداد خطة إدارة شاملة للأطراف المعنية مصممة خصيصًا لكل مشروع. تتبع شركة الوفرة الإرشادات التالية لكل خطة إدارة للأطراف المعنية.

 

1. إعداد قائمة بالأطراف المعنية الخاصة بكل مشروع

وعادة ما يتم تصنيفهم إلى مجموعتين: الأطراف المعنية الداخليون والخارجيون.

من السهل تحديد الأطراف المعنية الداخليين. المطور وشركاؤه ، مهندس التصميم ، المقاول …….

الأطراف المعنية الخارجيون ليسوا عادة جزءًا من المنظومة نفسها ولكنهم يتكونون من مستخدمين نهائيين / عملاء أو وسائل الإعلام أو الشركات المجاورة أو سلطات الرقابة الحكومية.

 

2. إعطاء الأولوية للأطراف المعنية في المشروع

كما ذكرنا سابقًا ، نحدد أولويات الأطراف المعنية الذين سيكون لهم تأثير أكبر على المشروع ، ونلاحظ أيضًا المراحل التي يصبح تأثيرهم فيها أقل أو أكبر.

نبدأ بالتفكير في كيفية إدارةالأطراف المعنية في مشروعنا ، ثم نبدأ في تحديد أولويات مطالبهم وأهدافهم. نحن نتفهم أن هذه الأولويات يمكن أن تتغير في مراحل المشروع المختلفة. على سبيل المثال ، في مراحل معينة ، أثناء تصميم المشروع ، سيتم ترتيب أهداف الأطراف المعنية الذين لديهم اهتمام خاص بالتصميم. بعد ذلك ، بينما ننتقل إلى مرحلة التطوير ، سنهتم أكثر بالأطراف المعنية الذين لديهم اهتمام خاص بمرحلة الإنشاءات عن مرحلة التصميم.

 

3. مقابلة الأطراف المعنية

قد يكون العمل مع الأطراف المعنية الجدد أمرًا صعبًا في البداية. اعتمادًا على نوع المشروع ، سيكون هناك إما أصوات عديدة من خارج الشركة ذات شخصيات ومتطلبات مختلفة ، أو أصوات عديدة داخل الشركة ذات أهداف متنافسة. فيما يلي بعض الأمثلة على الأسئلة التي يجب طرحها على الأطراف المعنية ليتم فرزها:

  • لماذا أنت مهتم بهذا المشروع؟

  • ما هي توقعاتك لهذا المشروع؟

  • إذا كان لديك فريق مشترك ، ماذا تتوقع منهم؟

  • ما هي المخرجات التي تهتم بها أكثر؟

  • ماذا تأمل أن يفعله هذا المشروع من تغيير؟

  • ما مدى سرعة طرح هذا المشروع في رأيك؟

  • إذا كنت تشعر بإيجابية تجاه هذا المشروع ، لماذا؟

  • إذا كان لديك مخاوف بشأن هذا المشروع ، لماذا؟

نحن نؤسس فهمًا قويًا لما إذا كان الأطراف المعنييون لدينا يشعرون بإيجابية أو سلبية تجاه المشروع ، وفي أي مراحل قد تتغير وجهات نظرهم. نحدد أيضًا أيهم لديه مجموعة أقوى من الآراء وأيهم أكثر مرونة وانفتاحًا على تبادل الآراء. سيساعد هذا في التخفيف من آثار أي ثغرات محتملة على طريق تنفيذ المشروع.

 

4. تطوير مصفوفة

نقوم بعمل نموذج على شكل مصفوفة تعكس فرز النتائج التي توصلنا إليها مما يسهل عملية التمييز بين أولئك الأطراف المعنية ذوي الاهتمام العالي ، والأولوية العالية مقابل الفائدة المنخفضة ، والأولوية المنخفضة. سيساعد أيضًا في الفرز بين كل هؤلاء.

 

5. تحديد وإدارة التوقعات

يعد تحديد وإدارة التوقعات أمرًا ضروريًا لخطة إدارة الأطراف المعنية لدينا. في الواقع ، هذا هو الشيء الذي يمكن أن يجعل هذه العملية ناجحة.

بمجرد تحديد المصفوفة الخاصة بنا وتحديد الأولويات والاهتمامات ، نقوم بإنشاء خطة مشروعنا. نحدد بوضوح المراحل التي سيشارك فيها كل طرف معني ، والجداول الزمنية التي تتطلب ملاحظاته أو رأيه. نقوم بتضمين جدول زمني لساعات العمل حتى يتمكن كل طرف معني من الوصول إلينا بسهولة حتى يتمكن من توفير الوقت لتقديم الملاحظات إما في مكان خاص أو في مجموعة. كما هو الحال دائمًا ، نتحلى بالواقعية والشفافية والصدق في كل مرحلة من مراحل المشروع - يمكن للأطراف المعنية لدينا معرفة ذلك.