التحكم في عمليات البناء و إدارة المشاريع

 

 

أهمية التحكم في البناء و إدارة المشروع

 

في استطلاع عام 2018 ، قال 88٪ من المأخوذ آراؤهم إنهم يرون أن التحكم في المشروع مهم و حاسم لنجاحه. الأرآء التي اعتبرت أن التحكم في المشروع يحقق جميع أهدافه كانت بمقدار الضعف. أولئك الذين رأوا أن التحكم في المشروع "ليس مهم على الإطلاق" كانوا أكثر عرضة للفشل بأكثر من 3 مرات.

تؤكد هذه النتائج على أهمية التحكم في المشروع، لا سيما بالنظر إلى عدد التغيرات المتتالية و المتعددة في أي مشروع عن تصاميم المشروع الأولية عند بدايته.

يعرف محترفو المشاريع أنه ، سواء كان مشروع إنشاء مبنى كبير على نطاق واسع أو إطلاق موقع ويب جديد لشركة صغيرة ، ستكون هناك دائمًا تأخيرات غير متوقعة أو تكاليف إضافية أو ظروف غير متوقعة. ولكن بدون ضوابط المشروع لتوقّع هذه المشكلات وحلها يمكن أن تتحول التكاليف والتأخيرات إلى نفقات ضخمة وتؤثر على مجالات أخرى من العمل.

 

فوائد التحكم في سير المشروع

 

في المشاريع العملاقة ، يمكن أن تخلق المتغيرات الطارئة المختلفة صعوبة كبيرة لإبقاء خطة سير المشروع متماشية مع الخطط الأولية. ومع ذلك ، فإن المراقبة الدقيقة والتحليل والمنتظم يمكن أن يبقي هذا تحت السيطرة. تحقق المشاريع من جميع الأحجام وليس فقط المشاريع الكبيرة  فوائد كثيرة عندما يتم التحكم في المشروع بشكل صحيح.

فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية للتحكم في سير المشروع:

 

  • انخفاض تكاليف المشروع من خلال القدرة على اتخاذ قرارات في الوقت المناسب باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

  • زيادة القدرة على التنبؤ بسير المشروع بالنسبة للتكلفة وتاريخ الانتهاء

  • زيادة الوضوح في البيانات المالية للمشروع في جميع المراحل

  • القدرة على تخفيف إنحراف المشروع عن مساره الأصلي

  • بيانات مرجعية للإستفادة منها في المشاريع المستقبلية عبر مشاريع جيدة التنظيم

  • زيادة هوامش الربح عند تكرار نفس المشروع في سوق ثابت الأسعار

  • سمعة حسنة لإدارة المشاريع والتحكم فيها بشكل صحيح

  • ميزة تنافسية على المؤسسات ذات قدرات إدارة المشاريع الأقل نضجًا

  • زيادة الرضا الوظيفي لأعضاء فريق المشروع

 

على الرغم من أفضل الجهود والنوايا - تجد العديد من المنظمات أن المشاريع واسعة النطاق تفشل في تحقيق أهدافها لعدد من الأسباب: التفاؤل الزائد، وأخطاء التقدير اليدوي ، والبيانات التاريخية غير الكافية ، الخروج عن المسار الأصلي للمشروع ، والعديد من العوامل الأخرى.

عندما يتعلق الأمر بالمشاريع الرأسمالية واسعة النطاق ، فإن 98٪ من المشاريع تتكبد تكاليف أو تأخير. في المتوسط ​​، تقدر الزيادات في التكلفة بنسبة 80٪ من القيمة الأصلية ، وغالبًا ما تتأخر الجداول الزمنية بمقدار 20 شهرًا أو أكثر.

التحكم في المشروع هي عملية لجمع وتحليل بيانات المشروع لإبقاء التكاليف والجداول  الزمنية على المسار الصحيح. تشمل عمليات التحكم في المشروع البدء والتخطيط والمراقبة والتحكم والتواصل وإغلاق تكاليف المشروع والجدول الزمني. في النهاية ، يعتبر التحكم في المشروع عملية متكررة لقياس حالة المشروع ، والتنبؤ بالنتائج المحتملة بناءً على تلك القياسات ، ثم تحسين أداء المشروع إذا كانت هذه النتائج غير مقبولة.

 

قد تشمل الأنشطة التي تتم تحت مظلة التحكم في المشروع ما يلي:

 

  • مواءمة المشاريع مع أهداف وغايات المحفظة / المنظمة

  • تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS)

  • التعاون في الجداول الزمنية الأولية للمشروع

  • تطوير خطة إدارة المخاطر

  • إعداد الميزانية والتنبؤ بالمستقبل

  • مراقبة تكاليف المشروع

  • التقارير الدورية

 

في حين أن المشروع قد يتعامل مع العديد من المعطيات ، مثل الجودة ونطاق الأعمال وما إلى ذلك ، فإن الانضباط و الدقة في أستخدام أساليب التحكم في المشروع و التركز على عوامل التكلفة والجدول الزمني ، ومراقبة أي مخاطر يتعرض لها المشروع يبقي المشروع دائما تحت السيطرة.

تتداخل عناصر التحكم في المشروع ضمن إدارة المشروع بشكل هرمي. يمكن أن يكون مراقب المشروع مسؤولاً أمام مدير المشروع بشأن جزء معين من مشروع أو مجموعة أجزاء كاملة من المشروع. يعد التحكم في المشروع جزءًا لا يتجزأ من الإدارة الناجحة للمشروع ، حيث تنبه أصحاب المصلحة في المشروع إلى مناطق المشاكل المحتملة وتسمح لهم بتصحيح المسار ، إذا لزم الأمر.

لكي ينجح فريق شركة الوفرة في التحكم في المشروع  فإننا نقوم بتفعيل أنشطة عناصر التحكم في المشروع خلال دورة حياة المشروع الكاملة - من مرحلة البدء حتى الإغلاق - لمراقبة العوامل المختلفة التي تؤثر على التكلفة والجدول الزمني والتحكم فيها.

يوفر تداخل عمليات التحكم في المشروع مع عملية إدارة المشروع رؤى في الوقت المناسب تمكن أصحاب المصلحة في المشروع من اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.

 

العمليات التي تحدد عمليات التحكم في المشروع

 

تكمن نقاط قوة عملية التحكم في المشروع في نهجها الذي يركز على البيانات والاهتمام بالتفاصيل. لا يكتفي مدير المشروع  من شركة الوفرة فقط بمعرفة أن هناك تجاوزًا للتكلفة ، ولكنه يسعى لمعرفة الأسباب الجذرية والأرقام الدقيقة وكيفية إصلاحها. و هنا يظهر لنا جليا كيف يتم إستخدام عناصر التحكم المتكاملة في المشروع بشكل كامل في الحصول على إجابات سريعة وإبراز الأداء الذي يمكن أن يقلل من تكاليف المشروع.

 

1- تخطيط المشروع

التخطيط هو أحد الخطوات المهمة التي يعمل فيها مديرو المشروع معًا. سواء كنّا نقوم بإنشاء خطط المشروع ، أو الجداول الزمنية ، أو هياكل تقسيم العمل ، أو تقديرات التكلفة ، فإن التخطيط يمنح الجميع أساسًا قويا للعمل  طوال  فترة بناء المشروع.

 

2- الموازنة

يعد دمج عملية إعداد الميزانية في أنشطة المشروع أمرًا ضروريًا لحساب التكاليف بدقة وفهم متى ولماذا تحدث الفروق. و من خلال تقسيم الميزانيات إلى مراحل زمنية وتحسين الأرقام ، يتوفر نموذج شفاف لكبار المديرين وأعضاء الفريق على حد سواء ليكون بمثابة معيار مرجعي في جميع مراحل المشروع وفهم التدفقات النقدية الهامة.

 

3- إدارة المخاطر

توفرآليات التحكم في المشروع نهجا دقيقا لإدارة المخاطر. من خلال تحديد المخاطر بشكل استباقي ، ومراقبة المخاطر بشكل مستمر ، ووضع خطط للطوارئ لمعالجة المشكلات والتخفيف منها ، و يصبح من الممكن تقليل التأثير على الميزانية والجدول الزمني. كما أنه يساعد في منع حدوث بعض المخاطر في المستقبل.

 

4- إدارة التغييرات في المشروع و زيادات الأعمال

عندما ينحرف المشروع عن تقديراته و تصميماته الأصلية ، فإنه غالبًا لا يرجع إلى عامل واحد ، ولكن بسبب الأثر التراكمي للعديد من العوامل التي تحدث دون أن يلاحظها أحد. هذا هو سبب أهمية إدارة التغييرات في المشروع و زيادات الأعمال. و من خلال تتبع التغييرات وفهم تأثيرها و مع اتباع عملية واضحة للتقييم والموافقة والمساءلة ، يمكن للمشاريع أن تظل في مسارها المخطط.

 

5- التنبؤ

من خلال التقديرات الدقيقة تُمكّن عمليات التحكم في المشروع المديرين من الحصول على مزيد من الأفكار حول العوامل الحالية المؤثرة على التكلفة وجدولة التجاوزات. و يعتبر قياس التقدم في الجدول الزمني و الأعمال و تكلفتها من المدخلات الحاسمة لعملية التنبؤ. إنه بمثابة مقارنة بين التكاليف الفعلية والملزمة التي تمكن مراقبي المشروع من استقراء التنبؤ باستخدام مجموعة من طرق وصيغ التنبؤ القياسية. و تساعد التحديثات المنتظمة "لعمليات التحكم في المشروع"  على الاستجابة السريعة واتخاذ إجراءات تصحيحية عندما يبدأ المشروع في الخروج عن المسار الصحيح.

 

6- إدارة الأداء

يعد تحديد واستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمراقبة سلامة المشروع والتنبؤ بالاتجاهات أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ الإجراءات التصحيحية. المنظمات التي تستخدم معلومات الأداء لإدارة المشاريع ، مثل الحسابات المستخدمة في إدارة القيمة المكتسبة ، تحقق معدل نجاح 68٪ ، مقارنة بمعدل نجاح 7٪ للمشاريع التي لا تستفيد من هذه البيانات.

 

7- إدارة المشروع

تتضمن هذه العملية إنشاء العمليات والأنظمة التي يمكن أن تساعد أعضاء الفريق على التواصل والتعاون مع بعضهم البعض. الهدف هو تتبع تحديثات الوضع الفعلي للمشروع ، وتسجيل محاضر الاجتماعات والدروس المستفادة ، وإدارة سير العمل بسلاسة حتى تتمكن الفرق من التركيز على التنفيذ الفعلي بدلاً من المهام الروتينية.

 

الفرق بين التحكم في المشروع و بين إدارة المشروع

 

قد يؤدي التداخل في الوظيفة بين هذين النظامين في بعض الأحيان إلى صعوبة التمييز بينهما. تقوم العديد من المؤسسات بإسناد دور مراقب المشروع إلى أحد مديري المشروع ، مما يجعل هذا الأمر أكثر إرباكًا. ومع ذلك ، فإنه من المهم تمييز الاختلافات بين هذين الاثنين و ذلك بسبب الأهمية الكبرى لدور عملية التحكم في المشروع.

 

1- إدارة المشروع

إدارة المشروع هي وظيفة شاملة تتضمن إدارة الأفراد والعمليات والتسليمات في المشروع من خلال وظائف فرعية مختلفة. يركز على الجودة والأعمال، بالإضافة إلى التكلفة والجدول الزمني.

الهدف من إدارة المشروع أكثر شمولاً من حيث أنه يهدف إلى إكمال المشروع بنجاح بالنظر إلى الموارد المتاحة.

 

2- عملية التحكم في المشروع

هي وظيفة فرعية وتركز على عمليتين فقط: التكلفة والجدول الزمني. فعلى سبيل المثال :إدارة الأفراد ومراقبة الجودة لا تقع ضمن نطاق ضوابط المشروع.

الهدف الرئيسي من عمليات التحكم في المشروع هو تقليل التباين في التكاليف والجدول الزمني عما كان مخططًا له في الأصل.

تعمل آليات التحكم في المشروع كأداة أمان لإدارة المشروع. في بعض الأحيان ، يمكن لمديري المشاريع التركيز بشكل شبه كامل على التسليم ، مما يترك مساحة أقل لفحص التكاليف والانحراف عن خطة المشروع والمتغيرات الأخرى المعنية. تقدم عناصر التحكم في المشروع فحصًا ضروريًا للواقع لمديري المشاريع ، مما يوفر عرضًا مستمرا عن البيانات حول كيفية توجيه موارد المشروع وأهدافه بمرور الوقت.

يعتبر التحكم في المشروع في جوهره جزءًا من وظيفة المراقبة التي تحلل السيناريوهات وتقدم التوصيات. يقدم مراقب المشروع تقارير عن التكلفة والجدول الزمني ويقدم المشورة لفريق المشروع بشأن المشكلات المحتملة. لا يتم التنفيذ الفعلي لهذه التوصيات من قبل المراقب ، بل من قبل مديري المشروع.

على الرغم من أن عناصر التحكم هي وظيفة فرعية لإدارة المشروع ، إلا أن مراقبي المشروع يتفاعلون مع أكثر من مجرد مديري المشاريع الذين يقدمون تقارير إليهم.

 

بعض أعضاء الفريق الذين يتفاعل معهم المتحكمون هم:

  • مدير المشروع

  • فريق المالية

  • الموردون

  • مدير الإنشاءات

  • قيادة فريق المشتريات

  • قيادة الفريق الفني

 

التقارير التي تقدمها شركة الوفرة للتحكم في المشروع و إدارته:

 

1. تقرير التكلفة

واحدة من أكثر أدوات الاتصال استخدامًا ، يجب أن يتضمن تقرير الحالة جميع المقاييس المتعلقة بتكاليف المشروع. تتضمن أمثلة المقاييس الخاصة بالتكلفة الميزانية الفعلية المستهلكة حتى الآن ، والنفقات الملتزم بها - مثل العقود الموقعة مع البائعين للعمل الذي لم يكتمل بعد - ونسب العمل الفعلي مقابل العمل المخطط له في تاريخ معين. يعد S-Curve أحد العناصر الأساسية في تقرير تكلفة وحدة التحكم في المشروع ، حيث يتتبع إجمالي النفقات حتى الآن.

 

2. سجل إدارة التغيير

تشكل التعديلات و زيادات الأعمال تحديًا شائعًا لمعظم مديري المشاريع. يتتبع سجل إدارة التعديلات التغيير في نطاق الأعمال عن بيان العمل الأولي أو التقديرالأولي ويحدد مقدار التكلفة الإضافية التي يجب أن يتكبدها المشروع ومقدار تأخر المشروع بسبب الإضافة في نطاق الأعمال.

تساعد هذه المعلومات فرق المشروع على الاستعداد للتأثير وإبلاغ العملاء بهذا التأثير ، سواء أكانوا داخليين أم خارجيين. في بعض الأحيان ، قد يكون هؤلاء العملاء على استعداد لتقليص طلباتهم عندما يفهمون الآثار المترتبة. كما أنه يوفر طريقة رسمية لحمل جميع الأطراف على مراجعة التغييرات والموافقة عليها.

 

3. سجل المخاطر

سجل المخاطر هو مستند يدير المخاطر ويسجل التكلفة الطارئة المرتبطة بالمخاطر المعروفة.

وهو يعمل كسجل RAID (المخاطر ، والإجراءات ، والمشكلات ، والقرار) ويتم إنشاؤه في بداية المشروع ، وتوثيق المخاطر والافتراضات والقضايا والتبعيات. مع تقدم المشروع ، يمكن أن تتغير عوامل الخطر ، ويتم تتبع هذه التغييرات في سجل المخاطر.

في فرق العمل الكبيرة ، يوفر سجل المخاطر رؤية للجميع حول مجالات الاهتمام الأكثر أهمية. إنه يضفي الوضوح على أصحاب المصلحة من خلال معالجة سيناريوهات "ماذا لو" وربط هذه السيناريوهات بنتائج المخاطر لديهم في حالة حصولها. كما أنه يبني المزيد من القدرة على التنبؤ في المشاريع ، حيث يمكن لأعضاء الفريق مراجعة الأحداث السابقة لهذه التغييرات أو المخاطر لتوقع كيفية تأثيرها على هذا المشروع.

 

4. تقرير مرحلي

تقرير شهري / أو أسبوعي يعكس تقدم الأعمال المرتبطة بصور إنشاء المشروع إلى جانب تقرير الصحة والسلامة والبيئة وحوادث السلامة.